La gestione del tempo è un modo per strutturare la nostra vita ed organizzare l’architettura delle nostre giornate, così da spendere le nostre risorse ed energie per ciò che è davvero importante.
Non si tratta di comprimere quanto più lavoro possibile in una giornata, ma di bilanciare gli elementi e pianificare attività che riflettono i nostri valori. 

Inoltre, per parlare di gestione del tempo occorre avere ben chiaro non solo i nostri valori ma soprattutto i nostri obiettivi e i risultati che vogliamo ottenere.
Pianificare e – quindi – evitare di procrastinare ci eviterà dello stress, che potrebbe nascere per l’accumulo di troppe attività che non siamo riusciti a gestire e a portare a termine, nonostante la loro importanza. 

Elabora la tua “to do list”

La prima cosa da fare per imparare a gestire il tempo è creare un elenco delle attività che devono essere svolte durante la giornata. Va elaborato al mattino perché scrivere le cose le rende più concrete. 

Individuare le attività e le loro priorità:  

All’interno della nostra “to do list” vanno individuate tre tipologie di attività, a cui vanno attribuite tre priorità diverse: 

1) attività urgenti – da svolgere in giornata. Se vengono rinviate, si sta solo rimandando dello stress. Quindi occorre portarle al termine in giornata. 

2) attività importanti – sono meno urgenti ma, se non svolte, causano problemi alla nostra quotidianità (esempio: portare fuori la spazzatura). Occorre quindi decidere quando farle, perché rimandarle per troppo tempo significherà farle poi diventare urgenti. 

3) attività non importanti – attività che possono aspettare e che non rappresentano, al momento, una priorità. Possono essere quindi riprogrammate, delegate ma anche non fatte se, oltre a non essere importanti, non sono nemmeno urgenti. 

Come programmare un grande obiettivo da raggiungere?

Sarà più facile da raggiungere se verrà suddiviso in mini-obiettivi, mini-azioni. Così anche un compito particolarmente gravoso sarà facilmente raggiungibile. 

Abituarsi a dire no

Se abbiamo troppe attività urgenti e importanti, occorre saper dire di “no” ad alcune che riteniamo non prioritarie per i nostri obiettivi e valori. Possiamo anche delegare questi compiti o imparare tracciare dei confini che rispettino i propri limiti. 

Auto-valutare le proprie azioni

Occorre sapersi domandare “questa azione mi allontana o mi avvicina ai miei obiettivi?”. È una domanda da porsi ogni volta che svolgiamo un compito.  

La valutazione può aiutare anche nel momento in cui non sappiamo comprendere se un’attività è, per noi, davvero importante o può essere eliminata. 

Ecco le domande da porsi: 

- ho bisogno di ottimizzare questo compito o possono eliminarlo del tutto?

- questa attività soddisfa i miei valori?

- anche se scelgo di affrontare questo compito, devo farlo per intero? Quanta parte di esso è davvero importante?

Se questa attività poco importante deve essere comunque svolta, possiamo programmarla in una delle parti della nostra giornata che riteniamo meno produttiva. 

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